Keuringen bijhouden: van losse pdf'jes naar een actueel keuringsregister

Zoek op een keuringsnorm en je vindt binnen een minuut tientallen partijen die uitleggen wat de keuring inhoudt, wie hem mag uitvoeren en wat hij ongeveer kost. Dat is nuttige informatie, en er is geen gebrek aan.

Wat je bijna nergens vindt, is een antwoord op de vraag die daarna komt. De keurmeester is geweest, de stickers zitten op de apparatuur en het rapport staat in je mailbox. En dan? Want over een jaar moet het opnieuw, sommige apparaten hebben een ander interval, er zijn ondertussen machines bijgekomen, en als er iets gebeurt moet je kunnen laten zien dat je het op orde had.

Dat stuk, de administratie na de keuring, is waar het in de praktijk misgaat. Niet bij het keuren zelf.

Een rapport is een momentopname, een register is doorlopend

Een keuringsrapport beschrijft de toestand op één dag. Het is een foto. Dat is precies wat het moet zijn, en je hebt het nodig als bewijsstuk.

Een register is iets anders. Dat beantwoordt op elk willekeurig moment de vraag: welke apparatuur hebben wij, wanneer is elk stuk voor het laatst gekeurd, wanneer moet het weer, en wat staat er nu open. Een stapel rapporten geeft dat antwoord niet, ook niet als je ze allemaal netjes in dezelfde map hebt staan. Je zou ze eerst moeten optellen, en dat doet niemand op het moment dat de vraag gesteld wordt.

Waar de administratie in de praktijk stukloopt

• Het rapport blijft in een mailbox hangen. Het is verstuurd naar één persoon. Die persoon is met vakantie, uit dienst, of weet niet meer in welke map hij het heeft gezet.
• De sticker op het apparaat is de enige bron. Op het apparaat staat wanneer het gekeurd is. Prima als je ernaast staat, waardeloos als je een overzicht wilt van alles wat volgende maand verloopt. Dan moet iemand de hal door met een klembord.
• Nieuwe apparatuur valt buiten de ronde. Wat na de keuring is aangeschaft, staat op geen enkele lijst. Bij de volgende ronde komt het er misschien bij, als iemand eraan denkt.
• Intervallen verschillen per apparaat en niemand houdt dat bij. Het ene apparaat wordt intensief gebruikt, het andere staat in een kantoor. De norm gaat uit van een risicobepaling, dus die intervallen horen te verschillen. In een map met pdf'jes is dat onderscheid niet zichtbaar.
• Bevindingen verdwijnen. In het rapport staat een afkeuring of een aandachtspunt. Wie pakt dat op, en hoe weet je later dat het verholpen is?

Geen van deze punten is een fout van de keurmeester. Zijn werk is opgeleverd. Het probleem ontstaat in de overdracht: het resultaat komt binnen in een vorm waarin het niet doorleeft.

Wat er in een bruikbaar keuringsregister staat

Je hoeft dit niet ingewikkeld te maken. Een register dat werkt bevat per stuk apparatuur niet veel meer dan dit.

De belangrijkste kolom is de voorlaatste. Een register waarin het rapport aan het apparaat hangt, verandert de audit van een zoektocht in een handeling van een paar seconden.

Het interval is geen vast getal

Een misverstand dat hardnekkig is: dat alles jaarlijks moet. De norm werkt met een risicobepaling, waarbij gebruiksintensiteit, omgeving en het soort apparaat het interval bepalen. Voor veel elektrische handgereedschappen komt dat in de praktijk neer op jaarlijks, mede doordat certificeringsschema's als VCA daarop aansturen. Voor apparatuur die weinig en in een schone omgeving gebruikt wordt, kan het interval langer zijn.

Praktisch betekent dit dat je register per apparaat een eigen interval moet aankunnen. Eén datum voor het hele bedrijf werkt alleen als je alles over één kam scheert, en dan keur je te vaak of te weinig. Voor onderhoud dat niet wettelijk verplicht is, geldt dezelfde logica: hoe je daar per machine een interval bepaalt staat in preventief of correctief onderhoud.

De keurmeester kan het register vullen

Hier zit een kans die vaak over het hoofd wordt gezien. Het zwaarste werk aan een register is het opzetten ervan: alle apparatuur erin krijgen, met de juiste gegevens. Dat is precies wat er tijdens een keuringsronde toch al gebeurt. De keurmeester loopt langs elk apparaat, stelt vast wat het is, en noteert de uitkomst.

Als die vastlegging direct in een register landt in plaats van in een document dat achteraf wordt opgemaakt, dan is het register gevuld op het moment dat de keurmeester de deur uitloopt. Je betaalt al voor dat bezoek. De invoer die je normaal zelf zou moeten doen, is dan gedaan.

Voor het keuringsbedrijf is dat ook aantrekkelijker dan een pdf opleveren, want de klant houdt er iets bruikbaars aan over in plaats van een document dat in een map verdwijnt.

Beginnen zonder groot project

Je hoeft hier geen implementatietraject van te maken. De volgorde die in de praktijk werkt is deze.

1. Zorg eerst dat de lijst compleet is. Een keuringsregister van een onvolledig machinepark geeft schijnzekerheid. Wat er niet in staat, wordt ook niet gekeurd.
2. Neem de laatste keuringsronde over. Datum, uitkomst en rapport per apparaat. Dat is eenmalig werk en meteen je nulmeting.
3. Zet per apparaat het interval. Vaak kun je groepen in één keer instellen en daarna de uitzonderingen aanpassen.
4. Laat het systeem de eerstvolgende ronde plannen. Vanaf dat moment is een keuring een taak die vanzelf bovenkomt in plaats van iets waar iemand aan moet denken.
5. Koppel de volgende ronde direct aan het register. Of je dat nu zelf doet of je keurmeester, vanaf dat moment onderhoudt het zichzelf.

Stap één is de stap die het vaakst overgeslagen wordt, en de enige die echt niet kan wachten. Een register bewijst alleen iets over wat erin staat. Hoe je die lijst compleet krijgt zonder honderd apparaten over te typen, staat in het stuk over onderhoud bijhouden in Excel.