Onderhoud bijhouden in Excel: waar het misgaat zodra je machinepark groeit

Bijna elke technische dienst is ooit begonnen met een Excel-bestand. Iemand heeft op een rustige vrijdagmiddag alle machines op een rij gezet, met een kolom voor het serienummer, een kolom voor de laatste onderhoudsbeurt en een kolom voor de volgende. Op dat moment klopt de lijst helemaal. Precies daarom is het zo lastig om te zien wat er daarna gebeurt.

Want een half jaar later klopt hij niet meer. Niet omdat er iets stuk is gegaan, en meestal ook niet omdat iemand slordig is geweest. De lijst is verouderd op de manier waarop dat soort lijsten altijd verouderen: geleidelijk, zonder waarschuwing, en pas zichtbaar op het moment dat je hem het hardst nodig hebt.

Het probleem is niet de spreadsheet

Er wordt veel geschreven over de tekortkomingen van Excel, en het meeste daarvan mist de kern. Excel kan prima een paar honderd regels aan. Je kunt er datums in rekenen, je kunt er kleuren aan hangen, je kunt hem delen. Als het puur om opslag ging, zou een spreadsheet volstaan.

De echte oorzaak zit in waar de bijwerking moet gebeuren. Een monteur voert een reparatie uit bij de machine, in de hal, met vieze handen en een sleutel in de andere hand. Het bestand staat op een computer, op kantoor, twee verdiepingen verderop. Tussen die twee plekken zit een moment waarop iemand het moet onthouden en later moet opschrijven.

Dat later komt er soms wel, en vaak niet. Er komt een storing tussen, of het is vrijdagmiddag, of de monteur denkt dat hij het maandag nog wel weet. Zo ontstaat er een gat tussen wat er in de hal is gebeurd en wat er in het bestand staat. Elk los gat is klein. Bij elkaar zorgen ze ervoor dat niemand de lijst nog vertrouwt, en een lijst die niemand vertrouwt wordt ook niet meer bijgewerkt.

De vier momenten waarop het misgaat

In de praktijk zien we steeds dezelfde vier situaties terugkomen. Ze zijn geen van alle dramatisch, en juist daarom blijven ze onopgemerkt.

1. Er komt een machine bij. Iemand moet hem invoeren, met typenummer, bouwjaar en onderhoudsinterval. Dat is tien minuten werk dat niemand ingepland heeft, dus het schuift door. Na drie nieuwe machines is de lijst incompleet.
2. Er gaat een machine weg. Afgevoerd, verkocht of vervangen. De regel blijft staan, want verwijderen voelt onomkeerbaar. Het overzicht loopt over van apparatuur die er niet meer is.
3. Onderhoud wordt uitgevoerd maar niet genoteerd. De beurt is gedaan, de datum in het bestand blijft op vorig jaar staan. Bij de eerstvolgende planning lijkt de machine achterstallig, terwijl hij dat niet is.
4. Twee mensen werken in twee versies. Iemand had het bestand open, iemand anders maakte een kopie om verder te kunnen. Vanaf dat moment bestaan er twee waarheden en is er geen manier om te zien welke de juiste is.

Wat deze vier gemeen hebben: het zijn allemaal momenten waarop iemand extra werk moet doen bovenop het eigenlijke werk. Zolang bijwerken een aparte handeling is, verliest het altijd van de dingen die urgenter voelen.

Wat een technische dienst in de praktijk tegenkwam

Een producent van klimaatinstallaties waarmee wij werken, had precies dit patroon. Hun machinepark stond in een spreadsheet die ooit compleet was geweest. Toen ze wilden gaan werken met een vast onderhoudsschema, bleek dat ze eerst moesten uitzoeken wat er eigenlijk stond, want de lijst was al een tijd niet meer betrouwbaar.

Ze zijn opnieuw begonnen en hebben ruim honderdzestig machines ingevoerd. Niet door alles over te typen, maar door per machine een foto van het typeplaatje te maken en de gegevens daaruit te laten overnemen. Daarna hebben ze op elke machine een sticker geplakt, zodat een monteur die ernaast staat het bijbehorende scherm binnen een seconde open heeft.

Wat we het meeste horen is dat ze eindelijk een systeem hebben dat ze vol gaan krijgen.

Dat is een lage lat, en tegelijk precies de goede. Software die veel kan maar leeg blijft, helpt niemand. De vraag is niet welk pakket de meeste functies heeft, maar welk pakket ervoor zorgt dat de gegevens er daadwerkelijk in komen en er ook in blijven kloppen.

Wanneer Excel gewoon volstaat

Het zou oneerlijk zijn om te doen alsof elke spreadsheet vervangen moet worden. Er zijn situaties waarin overstappen je niets oplevert.

Wat er nodig is om een lijst actueel te houden

Als je wel de overstap maakt, let dan minder op de functielijst en meer op de twee momenten die bepalen of het gaat werken: het vullen en het bijhouden.

• Vullen moet sneller dan overtypen. Honderdzestig machines handmatig invoeren doet niemand. Kunnen invoeren vanaf een foto van het typeplaatje scheelt dagen werk, en dagen werk is precies het verschil tussen een systeem dat in gebruik wordt genomen en een systeem dat halverwege blijft steken.
• Bijwerken moet bij de machine gebeuren. Een code op de machine die je met je telefoon scant, brengt je meteen op de juiste plek. Er is geen zoekstap, geen verkeerde regel, en geen later.
• Het systeem moet zich aanpassen aan jouw nummering. Als je al jaren met eigen machinenummers of eigen stickers werkt, moet je die kunnen blijven gebruiken. Software die een eigen nummering afdwingt, dwingt in de praktijk een verhuizing af waar niemand tijd voor heeft.
• Een gemiste registratie moet zichtbaar zijn. Niet als verwijt, maar als openstaande taak. Wat niet zichtbaar is, wordt niet ingehaald.

Die punten klinken bescheiden naast de beloftes die in deze markt gebruikelijk zijn. Ze bepalen wel of je over een half jaar een register hebt waar je op kunt vertrouwen, of opnieuw een bestand dat op dag één klopte.