Onderhoud van bouwmachines bijhouden: op draaiuren, niet op de kalender

De meeste uitleg over onderhoudsbeheer gaat over een fabriekshal. Machines staan op een vaste plek, de keuring is jaarlijks, en het grootste risico is dat er op een dag iemand met een klembord voor je bureau staat. Een grondverzetbedrijf, een loonwerker of een verhuurder van materieel herkent daar weinig in.

Daar rijden de machines rond. Een rupskraan die vorige week in Zwolle stond, staat nu in Apeldoorn. Hij slijt niet per maand maar per draaiuur, en de persoon die als eerste merkt dat er iets niet klopt is de machinist in de cabine, niet de monteur op de werkplaats. Wie het onderhoud van zo'n park wil bijhouden, loopt tegen drie dingen aan die in een hal niet spelen.

Drie dingen die bij rijdend materieel anders zijn

1. Het interval zit in de urenstand, niet in de datum. Een kraan die de hele zomer heeft gedraaid is aan een beurt toe, dezelfde kraan die drie maanden stilstond niet. Een onderhoudsschema op de kalender plant dus te vroeg voor de ene machine en te laat voor de andere.
2. De melding komt van de machinist, en loopt vast op kantoor. De machinist belt of appt dat de kraan trilt. Dat bericht komt bij een uitvoerder of de planning terecht, die het doorgeeft aan de monteur, of vergeet. Niemand ziet achteraf meer wat er is gemeld, wanneer, en of er iets mee is gedaan.
3. De vraag die er aan het eind van het jaar toe doet is een andere. Niet of alles gekeurd is, maar waarom er zoveel uren en onderdelen in die ene machine gaan, en of vervangen niet goedkoper is. Die vraag is alleen te beantwoorden met een historie per machine die een paar jaar teruggaat.

Onderhoud op draaiuren: hoe je het bijhoudt

De fabrikant geeft het interval meestal al in uren: een servicebeurt elke 500 draaiuren, een grote beurt elke 2.000. Het probleem is nooit het interval, maar de urenstand. Die staat op de teller in de cabine, en niemand loopt elke week langs alle machines om hem af te lezen.

De werkwijze die in de praktijk standhoudt, is de urenstand vastleggen op de momenten dat iemand toch al bij de machine is: bij elke beurt, bij elke storing en bij elke keuring. Wie bij het afronden van werk de stand noteert, bouwt vanzelf een reeks op waaruit je per machine kunt aflezen hoeveel uur hij per maand draait. Daarmee weet je ook zonder wekelijkse ronde ongeveer wanneer de volgende beurt valt.

Belangrijker dan precisie is dat de stand bij de machine wordt vastgelegd, en niet een week later uit het hoofd. Een teller die bij de melding op 6.020 stond en bij de beurt op 6.180, vertelt iets. Een stand die achteraf is ingeschat, vertelt niets.

De melding moet bij de machine beginnen

De machinist is de beste sensor die je hebt. Hij hoort het lager eerder dan welke inspectie dan ook. Maar zolang zijn melding via een appje aan de uitvoerder loopt, is hij afhankelijk van wie er die dag toevallig op kantoor zit.

De oplossing is dezelfde als bij vaste machines in een hal: een code op de machine. De machinist scant hem met zijn telefoon, ziet de machine waar hij in zit, en meldt wat er aan de hand is. Die melding hangt aan de machine en staat in de werklijst van de monteur, met wie hem deed en wanneer. Hoe dat werkt staat in het stuk over een melding die bij de machine begint.

Twee dingen zijn bij rijdend materieel anders dan in een hal. De sticker moet tegen weer, modder en hogedrukreiniger kunnen, dus geen papieren label maar een geprinte sticker of een plaatje in de cabine. En de machinist moet kunnen melden zonder eerst naar kantoor te hoeven, dus de melding hoort op zijn telefoon te werken, en wel in de cabine.

Keuringen: hijsgereedschap en voertuigen staan los van de uren

Eén categorie werk blijft op de kalender staan, ook bij rijdend materieel. Hijsgereedschap zoals kettingen, stroppen en hijsjukken moet jaarlijks worden gekeurd op grond van het Arbobesluit, en voertuigen met een kenteken hebben hun APK. Die termijnen hebben niets met draaiuren te maken en lopen gewoon door als een machine stilstaat.

Het is handig om die keuringen in dezelfde lijst te zetten als het onderhoud, zodat je bij één machine ziet wat er allemaal openstaat, ongeacht of de verplichting uit de wet of uit de fabrikant komt. Hoe je dat opzet, inclusief de vraag wie mag keuren, staat in keuringen bijhouden per machine.

De vervangingsvraag: waarom de historie het echte doel is

Elke beurt, elke storing en elke keuring die bij de machine wordt afgerond, is een regel in de geschiedenis van die machine. Na een jaar heb je per kraan een lijst van wat er is gebeurd, wanneer, en bij welke urenstand. Dat is de informatie die je nodig hebt op het moment dat je moet beslissen of een machine van vijftien jaar nog een seizoen mee kan, of dat de storingen elkaar te snel opvolgen.

Die beslissing wordt nu meestal op gevoel genomen, omdat de historie in appjes en losse bonnetjes zit. Wat je later echt nodig hebt van zo'n historie, en wat je gerust mag weglaten, staat in onderhoudshistorie vastleggen.

Hoe je begint

1. Zet het materieel in een lijst met de nummering die al op de machines staat. Een kraan die op de werf K-12 heet, heet in het systeem ook K-12. Een foto van het typeplaatje is genoeg om merk, type en serienummer vast te leggen; zie het machineregister.
2. Begin met de keuringsplichtige onderdelen en de voertuigen. Daar staat een datum op, dus daar is het meeste te winnen en het is in een middag ingevoerd.
3. Plak de codes en laat de machinisten melden. Niet wachten tot alles perfect staat. De eerste melding die bij de machine binnenkomt in plaats van in een appje, is het moment waarop het systeem gaat leven.
4. Noteer de urenstand bij elke afronding. Zo bouwt de reeks vanzelf op, zonder aparte ronde langs het park.

Wil je weten of dit bij jullie park past? Doe de check van zes vragen, of lees eerst wat een CMMS precies is. De uitkomst mag ook zijn dat jullie park te klein is om er een systeem voor op te tuigen; dat zeggen we dan gewoon.